Gérer l’urgence et l’importance : la matrice d’Eisenhower

Les grandes théories partent souvent des petites choses. Demandez aux critiques qui analysent l’œuvre de leur artiste préféré pendant des heures, au point de divaguer dans des théories totalement incongrues. Eisenhower en a fait les frais sur une petite phrase : “Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important”. Voilà. Des mecs se sont torturés là-dessus pour nous sortir la matrice d’Eisenhower.

L’objectif est noble. Tout le monde cherche une méthode miracle pour prioriser ses tâches quotidiennes. Et cette technique simpliste trouve justement son intérêt dans son imperfection. La matrice d’Eisenhower soulève des questions que vous devez vous poser.

Présentation de la matrice d’Eisenhower

Rien de bien compliqué, seuls deux facteurs rentrent en jeu : l’importance et l’urgence. Quand on les place à la verticale et à l’horizontale dans un tableau, ça donne quatre quadrants qui vous amèneront à répondre au mieux à votre situation. Chaque quadrant renvoie à l’évaluation de votre situation pour mener à l’action prioritaire.

L’interprétation des quatre quadrants

Priorité 1 – Activités importantes et urgentes
Ce sont des tâches à exécuter immédiatement et soi-même. Des priorités absolues qui doivent mobiliser votre énergie et votre concentration sans tarder. Ne pas vous en occuper d’urgence pourrait avoir des conséquences immédiates et désastreuses. Par exemple, cela peut être la résolution d’une panne bloquante ou la livraison d’un produit qui arrive à échéance.

Priorité 2 – Activités importantes mais peu urgentes
Le quadrant qui devrait refléter votre quotidien : ce sont des tâches à planifier et à exécuter soi-même. Elles demandent toute votre attention mais sans se presser, afin d’élaborer vos tâches importantes. C’est même l’enjeu principal de ce quadrant, c’est une étape qui vous permet de réaliser progressivement vos objectifs. Par exemple, cela peut être l’élaboration de plans d’action ou le développement de vos compétences.

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Déléguer – Activités urgentes mais peu importantes
Ce sont des tâches à déléguer sans tarder. Sans réelle valeur ajoutée et chronophage, c’est le genre de tâche sans grand intérêt dont l’urgence dépend souvent des autres. Peut-être que le plus difficile est de déléguer, puisque nous ne sommes pas tous en position de le faire, ne serait-ce que par notre statut hiérarchique. Du coup, certains y voient davantage l’enjeu d’une planification. On ne peut pas s’empêcher de penser aux nombreux mails ou aux réunions qui structurent notre quotidien, des tâches qui participent trop rarement à la réalisation d’un résultat concret. Le genre de truc qui peut vous faire gagner un temps fou.

Abandonner – Activités peu urgentes et peu importantes
Ce sont des tâches inutiles et à abandonner. On a du mal à comprendre comment cela peut survenir au quotidien, puisqu’on est censé bosser pour quelque chose. Il semblerait que certains y décèlent du divertissement ou autre distraction malvenue en terme de productivité. Nous n’y voyons pourtant aucun mal puisque des petites pauses permettent de recharger notre énergie ou de créer du lien avec les collègues.

Simpliste mais des questions intéressantes

Deux facteurs ne sont pas suffisants pour prioriser nos tâches de façon objective. C’est le défaut majeur de cette méthode : comment définissez-vous l’urgence et l’importance ? En se creusant un peu la tête, nous pouvons imaginer que l’urgence a un lien avec le temps que nous pourrions mesurer, un délai par exemple. Mais ce qui est urgent pour vous ne l’est pas forcément pour les autres. Et puis les plus rigoureux d’entre nous ne percevront que des tâches urgentes. L’importance renvoie exactement aux même questions subjectives et soumises à interprétation individuelle.

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Il est tout à fait possible de découper l’urgence et l’importance en sous-critères, ce qui peut aider à baser ses priorités sur davantage d’objectivité. Pour l’importance, cela peut être la finalité de la tâche, par exemple des clients ou le bon fonctionnement d’un service. L’urgence pourrait être évaluée en heures, jours ou semaines. Mais là encore, le système peut souffrir des sous-critères sélectionnés. S’approprier la méthode d’Eisenhower pour la personnaliser pourrait en décourager plus d’un.

Mais ne tirons pas de conclusion hâtive. Ce système imparfait trouve son intérêt dans les questions qu’il soulève. La matrice d’Eisenhower interroge notre rapport intime à l’urgence et à l’importance. Sans forcément apporter des réponses toutes faites, cette réflexion fait ressortir les tâches à valeur ajoutée. Ces tâches qui renforcent notre professionnalisme et qui nourrissent nos besoins personnels. Et faire le choix de s’y consacrer. Percevoir clairement ce qu’on veut, c’est un grand pas que nous ne renierons pas.

Ecrit par un ergonome incognito

Un ergonome voulait apporter un peu de réconfort dans ce monde de brutes. Il a donc choisi de partager des idées pour mieux vivre son travail. Quel naïf.