Des indicateurs pour ne plus oublier de traiter les mails

Tout le monde l’a déjà vécu : on ouvre sa boite mail et des dizaines de messages apparaissent. Un nombre assommant de mails, avec leur lot de réponses et de boulot à effectuer. Alors forcément, certains mails passent à la trappe. C’est l’expéditeur qui va être content.

On ne cessera jamais de s’étonner que l’ouverture des mails ne fasse pas systématiquement l’objet d’un suivi. Nos amis managers ont même une fâcheuse tendance à zapper les demandes, sans doute trop habitués à poser les questions. Une fois que le message est lu, il descend tranquillement dans les tréfonds de la boite mail. Il faut alors compter sur la mémoire du destinataire pour se rappeler d’y répondre, ou pire, de réaliser la tâche demandée.

Certains impriment les mails, ce que dame nature réprouve. D’autres mettent à jour leur to-do list, ce qui peut être laborieux si le nombre de mails est important. Nous vous proposons d’utiliser les indicateurs, option beaucoup trop méconnue pour une simplicité enfantine. Vos interlocuteurs vous remercieront.

Des options de suivi dans tous les logiciels de messagerie

Tous les logiciels de messagerie proposent des options pour mettre un indicateur sur les mails. C’est une astuce visuelle simple pour reconnaître un message qui demande à être traité ultérieurement.

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Dans Outlook, l’option s’appelle “Assurer un suivi” : clic droit sur le mail, “Assurer un suivi” puis “Aucune date”. Voilà que votre mail se distingue d’un élégant drapeau rouge. Rapide, visible et efficace, vous ne manquerez pas de l’oublier.

Gmail est un peu plus ardu. Vous pouvez attribuer des libellés, avec intitulé et couleur : c’est la petite étiquette dans le menu au-dessus des mails. Cela demande un peu de configuration mais le résultat est tout aussi efficace.

“Marquer comme non lu”, une alternative acceptable

Dans la même logique, “Marquer un mail comme non lu” est acceptable. Dans tous les logiciels de messagerie, il suffit de faire un clic droit sur le mail souhaité et de sélectionner l’option. Le message sortira du lot grâce à ses caractères gras sur fond de couleur distinct.

L’inconvénient de cette méthode est la nécessité de marquer le mail en “Non lu” après chaque lecture. Si cette méthode semble plus simple que l’indicateur, elle peut souffrir de la mémoire de l’utilisateur en cas d’oubli du marquage répété en “Non lu”.

Regarder régulièrement les indicateurs visuels

Un peu comme les to-do list, il faut régulièrement parcourir ses mails pour rafraîchir sa mémoire. Dérouler les nombreux mails pour retrouver les indicateurs peut être laborieux, surtout pour les vieux mails positionnés tout en bas de la messagerie.

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Nous vous encourageons alors à trier les indicateurs de façon à ce qu’ils soient rassemblés dans certains dossiers, libellés ou catégories. Une manipulation certes plus complexe (et encore), mais qu’il suffit de le paramétrer une seule fois pour en bénéficier par la suite.

Dans tous les cas, les logiciels de messagerie fourmillent de tas d’options qui facilitent le traitement des mails. Nous ne pouvons que vous encourager à fouiller les paramètres du logiciel que vous utilisez pour exploiter un maximum des possibilités, mieux s’organiser et gagner en efficacité.

Ecrit par un ergonome incognito

Un ergonome voulait apporter un peu de réconfort dans ce monde de brutes. Il a donc choisi de partager des idées pour mieux vivre son travail. Quel naïf.