Rédiger efficacement ses mails et rapports

Que ce soit pour des mails ou des rapports, tout le monde est amené à manier la plume. Encore plus les bouchers me direz-vous, qui doivent déplumer ces pauvres poulets. D’ailleurs votre patron vous déplume aussi peut-être, mais ce n’est pas la question. Écrire fait peur à beaucoup de gens. Que ce soient pour des mails ou des rapports, ces quelques règles devraient améliorer la qualité de vos écrits.

Aller directement au but

Si on a fait une introduction alambiquée, c’est pour essayer de vous faire sourire : ne faites pas comme nous et allez droit au but. Rappeler le contexte de votre intervention sur un siècle complet n’a aucune valeur ajoutée. Déterminez l’objectif principal de votre texte et n’en déviez pas.

Faire un plan

Incontournable dans un rapport, un plan est également pertinent pour un mail. Comment répondre à votre objectif et rendre l’écrit le plus efficace possible ? Vous souhaitez convaincre ou informer ? Un plan permet de structurer votre pensée. Si tout est clair dans votre tête, ce sera plus facile de faire comprendre votre message.

Des phrases courtes

La simplicité est souvent synonyme d’efficacité. Laissez le style lourd et prétentieux aux collègues qui cherchent l’approbation des pairs. Une phrase devrait idéalement faire entre 15 et 25 mots. Trop de virgules est souvent mauvais signe. Supprimez tous les mots inutiles et remplacez les termes pompeux par des mots plus courts.

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Un texte bref

Ne succombez pas à la tentation d’étaler votre expertise de long en large. Faire court augmente votre chance d’être lu. Passer un message est plus important que le retour hypocrite d’une personne qui a lu de travers.

Un texte aéré

Tout ce qui améliore le rendu visuel attirera l’attention de vos destinataires. Insérez des schémas ou des photos. Privilégiez les petits paragraphes. Si vous rédigez un rapport, l’interligne 1.5 aère le texte et en facilite la lecture.

Rester cordial

Les paroles s’envolent et les écrits restent. Rester diplomate revient souvent à savoir prendre sur soi. Les formules de politesse ne sont pas négociables. Imaginez que vous vous adressez au Dalaï-lama, personne n’a envie d’être méchant avec ce vieux monsieur souriant.

Laisser reposer

C’est une étape primordiale, tout écrit relativement important devrait être laissé au repos au moins une journée. Revenir sur le texte plus tard permet de modifier son regard et de corriger les éventuelles maladresses (fatigue passagère ou émotion négative).

La correction

Relire est une évidence, ne serait-ce que pour corriger les fautes et alléger certaines tournures. Le correcteur d’orthographe est votre ami, on sera toujours étonnés du nombre de personnes qui ne s’en servent pas. Des livres de grammaire pour adultes sont très bien faits et étonnamment agréables à lire. Imprimer sur papier permet parfois de mieux lire. Et si les enjeux sont trop forts, un collègue bienveillant peut relire votre œuvre.

Ecrit par un ergonome incognito

Un ergonome voulait apporter un peu de réconfort dans ce monde de brutes. Il a donc choisi de partager des idées pour mieux vivre son travail. Quel naïf.