Des réunions (enfin) efficaces

Les réunions méritent leur mauvaise réputation: combien de managers emploient cet outil précieux à tord et à travers? On est comme vous, on s’y ennuie énormément, et c’est avec le cœur qu’on va rappeler les fondamentaux d’une réunion pas trop catastrophique.

La préparation est la clé de la réussite

Une réunion n’a pas de raison d’être si elle n’a aucun objectif précis (prise de décision, informations descendantes, brainstorming…). Le temps de vos collaborateurs est précieux: une réunion n’est pas nécessaire si le sujet peut être traité dans une autre situation.

Ne pas dépasser 6-8 participants pour préserver une dynamique de groupe. Le choix des invités est justifié par leur plus-value sur les sujets abordés, dont un pouvoir décisionnel. La liste des sujets abordés est préalablement communiquée aux participants.

Le déroulement de la réunion

On commence à l’heure: les retardataires comprendront le message et ne revenez surtout pas en arrière pour leur rappeler le début (même votre chef). L’animateur de réunion suit l’ordonnancement du programme, en restant vigilant sur les digressions. Comme l’animateur doit apporter toute son attention au déroulement de la réunion, c’est un secrétaire qui s’occupe de la prise de notes. Un compteur de temps peut être utile pour rester dans les temps.

Idéalement, la durée d’une réunion est de deux heures pour trois sujets abordés. Quand les participants commencent à s’agiter et à parler en petits groupes, c’est le moment de faire une pause dont vous annoncerez explicitement la durée.

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Répartir le temps de parole

L’animateur doit veiller à ce que chacun s’exprime. Un participant qui ne s’est pas exprimé oralement n’aura pas l’impression d’avoir été entendu. Reformulez le point de vue des personnes qui s’écoutent parler et passez la parole à quelqu’un d’autre. Les divergences d’opinions sont toujours surprenantes: les idées atypiques doivent être respectées et personne ne se coupe la parole, l’animateur de réunion veille au grain.

L’incontournable PowerPoint

Les PowerPoint surchargés et illisibles, lus mot à mot avec une voix monocorde, illustrés par des cliparts des années 80, c’est finit!  C’est non négociable ou je m’énerve!! Forcez-vous à prioriser les idées que le public doit retenir et virez tout le reste. Foncez si le message peut passer par une image.

Fin de la réunion et le suivi

Une réunion respecte le temps des collaborateurs en terminant à l’heure prévue. Les questions diverses sont à bannir, les participants avaient l’opportunité de proposer leurs sujets avant la réunion. Remerciez les participants de leur présence et libérez-les sans plus attendre, ne tenez pas la jambe d’une pauvre victime dans la salle quand tout le monde est parti. N’oubliez pas le compte-rendu avec un bref rappel des échanges, des décisions prises et du programme de la prochaine réunion potentielle.

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Photo par David Wall

Ecrit par un ergonome incognito

Un ergonome voulait apporter un peu de réconfort dans ce monde de brutes. Il a donc choisi de partager des idées pour mieux vivre son travail. Quel naïf.